Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

1.1 Allgemeine Hinweise
Diese Hinweise geben einen schnellen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie unsere Website besuchen. Personenbezogene Daten sind Informationen, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Wer ist verantwortlich?
Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Die Kontaktdaten finden Sie im Abschnitt „Verantwortliche Stelle“ weiter unten.

Wie erfassen wir Ihre Daten?

  • Direkt: wenn Sie uns diese mitteilen (z. B. über Formulare).

  • Automatisch: durch unsere IT-Systeme beim Besuch der Website (z. B. Browserdaten, IP-Adresse).

Wofür nutzen wir Ihre Daten?
Ein Teil der Daten wird erhoben, um das reibungslose Funktionieren der Website zu gewährleisten. Andere Daten können verwendet werden, um zu analysieren, wie Besucher die Website nutzen.

Welche Rechte haben Sie in Bezug auf Ihre Daten?
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch, Datenübertragbarkeit sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

Analyse-Tools und Drittanbieter
Beim Besuch unserer Website kann Ihr Surfverhalten mit Cookies und Analyse-Tools ausgewertet werden. Dies geschieht in der Regel anonym. Details und Widerspruchsmöglichkeiten finden Sie in den nachfolgenden Abschnitten.

2.  Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

2.1 Datenschutz
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Wir behandeln Ihre Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften, insbesondere der DSGVO, sowie dieser Datenschutzerklärung.

2.2 Verantwortliche Stelle
rankingCoach GmbH
c/o Design OfficesErftstr. 15-1750672 Cologne
Telefon: +49 221 828 298 34
E-mail: support@rankingcoach.com

2.3 Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Bereitstellung unserer Website, zur Kommunikation, zur Analyse sowie zur Vertragserfüllung. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a, b und f DSGVO.

2.4 Empfänger und Drittstaatenübermittlung
Daten können an externe Dienstleister weitergegeben werden. Eine Liste der Subunternehmer finden Sie in unserem Verzeichnis. Übermittlungen in Drittländer erfolgen ausschließlich auf Basis geeigneter Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln oder EU-US Data Privacy Framework).

2.5 Speicherdauer
Daten werden nur solange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.

2.6 Ihre Rechte
Sie haben jederzeit folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO) – über die von uns verarbeiteten Daten

  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO) – unrichtiger oder unvollständiger Daten

  • Löschung (Art. 17 DSGVO) – soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen

  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

  • Widerspruch (Art. 21 DSGVO) – insbesondere gegen Direktwerbung

  • Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

  • Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) mit Wirkung für die Zukunft

2.7 Beschwerdestelle
Eine Liste der Datenschutzaufsichtsbehörden finden Sie unter:
 https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

2.8 Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist freiwillig. Für Vertragsabschlüsse (z. B. Zahlungsabwicklung) sind bestimmte Angaben jedoch erforderlich.

2.9 Verschlüsselung und Zahlungsverkehr
Alle Datenübertragungen auf unserer Website – einschließlich Anfragen über Formulare sowie Zahlungsdaten – erfolgen ausschließlich verschlüsselt über SSL-/TLS-Verbindungen.
 Dadurch sind Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff durch Dritte geschützt.

2.10 Widerspruch gegen Werbe-E-Mails
Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten durch Dritte zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit ausdrücklich widersprochen. Die Betreiber der Seiten behalten sich ausdrücklich rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen, etwa durch Spam-Mails, vor.

3.Datenschutzbeauftragter

Gesetzlich vorgeschriebener Datenschutzbeauftragter
Wir haben für unser Unternehmen folgenden Datenschutzbeauftragten bestimmt:

Colin Simbach 
TÜV Informationstechnik GmbH
Unternehmensgruppe TÜV NORD
IT Security, Business Security & Privacy
Langemarckstraße 20
45141 Essen
Telefonnummer: +49 201 8999 461
E-Mail: privacyguard@tuvit.de

 

4. Datenerfassung auf unserer Website

Cookies und Einwilligungs-Management

Unsere Website verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden.

Technisch notwendige Cookies
Bestimmte Cookies sind für den Betrieb unserer Website technisch erforderlich. Diese Cookies fallen nicht unter die Einwilligungspflicht. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 TTDSG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der fehlerfreien Bereitstellung unserer Dienste).

Analyse- und Marketing-Cookies
Alle weiteren Cookies, die nicht technisch notwendig sind (z. B. für Analyse, Statistik oder Marketing), setzen wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung ein. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 1 TTDSG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit über die Einstellungen im Cookie-Banner widerrufen werden.

Consent Management Tool
Wir verwenden Usercentrics, um Ihre Einwilligungen zur Speicherung bestimmter Cookies auf Ihrem Endgerät oder zum Einsatz bestimmter Technologien einzuholen und zu dokumentieren. Anbieter ist Usercentrics GmbH, Sendlinger Straße 80331 München , Deutschland. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) sowie Art. 7 DSGVO.

Server-Logdateien
Beim Besuch unserer Website erhebt und speichert unser Hosting-Provider automatisch Informationen in sogenannten Server-Logdateien, die Ihr Browser übermittelt. Dazu zählen:

  • Browsertyp und -version

  • Verwendetes Betriebssystem

  • Referrer-URL

  • Hostname des zugreifenden Geräts

  • Zeitpunkt des Zugriffs

  • IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen erfolgt nicht. Die Erhebung dient der technischen Überwachung, Sicherheit und Optimierung des Angebots.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb der Website).

 

Kontaktformular
Wenn Sie uns über unser Kontaktformular eine Anfrage senden, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Beantwortung Ihrer Anfrage sowie für eventuelle Rückfragen. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
 Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dazu genügt eine formlose Mitteilung per E-Mail.

Speicherdauer: Bis zur Erledigung Ihres Anliegens bzw. Widerruf Ihrer Einwilligung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

 

Registrierung auf unserer Website
Sie können sich auf unserer Website registrieren, um zusätzliche Funktionen zu nutzen. Die dabei erhobenen Daten verwenden wir ausschließlich zur Bereitstellung des jeweiligen Angebots, für das Sie sich registriert haben.

Pflichtangaben müssen vollständig erfolgen – andernfalls ist eine Registrierung nicht möglich.

Zweck: Nutzerverwaltung, Benachrichtigungen über Änderungen im Angebot oder technische Updates.
 Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
 Widerruf: jederzeit formlos per E-Mail möglich.

Speicherdauer: So lange wie Ihr Nutzerkonto aktiv ist. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

 

Registrierung via Facebook Connect
Alternativ können Sie sich auch über Facebook Connect registrieren. 

Nach Klick auf „Mit Facebook anmelden“ werden Sie zur Facebook-Plattform weitergeleitet. 

Mit Ihrer Zustimmung übermittelt Facebook bestimmte Profildaten an uns – darunter Name, E-Mail-Adresse, Profil- oder Titelbild, Geschlecht, Geburtstag, Land, Sprache sowie Ihre Facebook-ID. 

Diese Daten verwenden wir ausschließlich, um Ihr Nutzerkonto zu erstellen und zu personalisieren. 

Rechtsgrundlage ist Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzrichtlinie von Facebook sowie in den Nutzungsbedingungen von Facebook.


Registrierung via Google Connect

Alternativ können Sie sich auch bequem über Google Connect registrieren. Nach Klick auf „Mit Google anmelden“ werden Sie zur Google-Plattform weitergeleitet. 

Mit Ihrer Zustimmung übermittelt Google bestimmte Profildaten an uns – etwa Name, E-Mail-Adresse, Profilbild oder Spracheinstellungen. 

Diese Daten nutzen wir ausschließlich, um Ihr Nutzerkonto zu erstellen und zu personalisieren. 

Rechtsgrundlage ist Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. 

Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzrichtlinien von Google sowie den Nutzungsbedingungen von Google.

 

Datenverarbeitung bei Kunden- und Vertragsdaten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit sie für die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Vertragsverhältnisses erforderlich sind.

Beispiele: Name, Adresse, Kontodaten, gebuchte Leistungen, Nutzungsverlauf.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen)
 Speicherdauer: Nach Vertragsende unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

 

Datenübermittlung bei Bestellung digitaler Inhalte

Zur Vertragserfüllung kann eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erforderlich sein – z. B. an Zahlungsdienstleister (Banken, Stripe, PayPal etc.).

Eine darüber hinausgehende Datenweitergabe erfolgt nicht, es sei denn, Sie haben ausdrücklich eingewilligt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

 

Nutzung von Google Ads Erweiterte Conversions

Wir verwenden Google Ads Erweiterte Conversions, um die Leistung unserer Werbekampagnen besser messen zu können. Wenn Sie ein Formular auf unserer Website ausfüllen und zuvor Ihre Einwilligung dazu erteilt haben, können bestimmte personenbezogene Daten (z. B. Ihre E-Mail-Adresse) verschlüsselt (gehasht) und an Google übermittelt werden. Dadurch ist es Google möglich, Conversions geräteübergreifend und datenschutzkonform einer vorherigen Anzeigeninteraktion zuzuordnen. Die Übermittlung dieser Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und nur an vertrauenswürdige Drittanbieter wie Google, die in unserem Auftrag Werbedienstleistungen erbringen.

 

 

5. Einsatz von Subunternehmern und Drittanbietern (Subprozessoren) gemäß Art. 28 DSGVO

5.1 Grundsatz

Im Rahmen unserer Leistungserbringung bedienen wir uns sorgfältig ausgewählter externer Dienstleister („Subunternehmer“ oder „Subprozessoren“) im Sinne des Art. 28 DSGVO. Diese verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrages (AVV) gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO.

5.2 Kategorien von Subprozessoren

Wir setzen Subunternehmer in folgenden Bereichen ein:

    • Hosting & Infrastruktur (Cloud‑Dienste, Datenbanken, CDN)

    • Betrieb der Online-Marketing-Software (SEO, Ads, Listings)

    • Kundenbetreuung & Kommunikation

    • Rechnungsstellung & Zahlungsabwicklung

    • Vertragsmanagement mit Partnern & Endkunden

    • Website-Tracking & Produktverbesserung

    • Cybersecurity-Maßnahmen

    • Marketingmaßnahmen (inkl. Testimonials)

    • Mitarbeiter- & Bewerberverwaltung

    • Newsletter-Versand

    • KI-gestützte Verarbeitung

    • Interne Kommunikation

    • Dateninfrastruktur- & Analyseplattformen

5.3 Übersicht der eingesetzten Subunternehmer

Anbieter / Subprozessor

Zweck / Einsatzbereich

Datenarten (vollständig aufgeführt)

Land / Drittland / Mechanismus

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Löschfrist

Datenschutzhinweis

Kategorien

Advantago GmbH & Co. KG

Digital Presence Management

Firmenname, Firmenadresse, Telefonnummern, geschäftliche E-Mail-Adresse, Öffnungszeiten, Kategorien/Branchen, Logos/Bilder, URLs/Profil-Links, Standorte/Geodaten, ggf. Name und E-Mail-Adresse der Kontaktperson

Deutschland (EU)

Authentifizierung, Zugriffskontrolle

Bei Abmeldung des Kunden

https://www.advantago.de/datenschutz/

Betrieb der Online-Marketing-Software

Afi Technologies Inc.

E-Mail-Backup

E-Mail-Inhalte, Anhänge, Betreffzeilen, Absender/Empfänger/CC/BCC, Nachrichten-IDs, Zeitstempel, Routing-Header (einschließlich möglicher IP-Adresse), Ordner/Labels, Metadaten

USA* / SCC

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Backup-Rotation

Rollierendes Backup

https://afi.ai/privacy

Kundensupport & Kommunikation, Cybersicherheitsmaßnahmen

Amazon Web Services (AWS)

Hosting, Cloud-Dienste

Alle in Systemen gespeicherten oder verarbeiteten Daten, einschließlich: Name, Adresse, E-Mail, Telefonnummer, Nutzer-/Kunden-IDs, IP-Adressen, Login-/Zugriffsdaten, Nutzungs-/Server-/App-Logs, Standortdaten, Bilder/Dateien, Vertrags-/Bestell-/Rechnungsdaten, Support-/Kommunikationsdaten, Backups

USA* / Irland / SCC, DPF

Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Compliance-Zertifikate

30 Tage nach Vertragsbeendigung

https://aws.amazon.com/de/privacy/

Betrieb der Online-Marketing-Software, Dateninfrastruktur & Analyseplattformen

Anthropic PBC

Generative KI (Claude)

Prompts/Eingaben (Text), ggf. kontextbezogene Metadaten (Zeitstempel, Anfrage-ID), generierte Ausgaben

USA* / SCC

API-Isolierung, Zugriffskontrolle

Keine standardmäßige Speicherung

https://www.anthropic.com/legal/privacy

KI-gestützte Verarbeitung

Atlassian US, Inc.

Projektmanagement (Jira, Confluence)

Namen, E-Mail-Adressen, Nutzer-IDs, Rollen/Berechtigungen, Projekttitel/-inhalte, Tickets/Kommentare/Anhänge, Dateien, Zeitstempel, Aktivitäts-/Zugriffsprotokolle, ggf. IP-Adresse, Integrations-/Webhook-Daten

USA* / SCC

Zugriffskontrollen, Verschlüsselung

Projektabschluss + 90 Tage

https://www.atlassian.com/legal/privacy-policy

Kundensupport & Kommunikation, interne Kommunikation

Celonis Inc. (make.com)

Prozessautomatisierung

Workflow-Nutzdaten aus verbundenen Systemen (je nach Quelle): Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Adressen, Kunden-/Ticket-/Bestell-IDs, Formular-/Webhook-Daten, Zeitstempel, ggf. IP-Adresse, Metadaten

USA* / SCC

Zugriffsbeschränkung, TLS

Automatisierungsprotokolle 30 Tage

https://www.make.com/en/privacy-notice

Kundensupport & Kommunikation, interne Kommunikation, Dateninfrastruktur

Configo LTD (Provesource)

Kundeninteraktionstool

Seiten-/Ereignisansichten, pseudonyme Nutzer-/Sitzungs-IDs, Cookies / Local Storage, URLs / Referrer, Klick-/Scroll-Ereignisse, Zeitstempel, ggf. gekürzte IP-Adresse, Geräte-/Browserdaten, Einwilligungsstatus

Israel* / SCC

Pseudonymisierung, nur mit Einwilligung

Nach Projektende

https://provesrc.com/privacy

Website-Tracking & Produktverbesserung

Docusign Inc.

Elektronische Signaturen

Namen, E-Mail-Adressen, Signatur-/Unterzeichnungsdaten, Dokumentinhalte, Audit-Trail (Zeitstempel, IP-Adresse, Ereignisse), ggf. 2FA-Daten

USA* / DPF

Audit-Trail, Authentifizierung

Bei Vertragsende + gesetzliche Frist

https://www.docusign.com/trust/privacy

Vertragsmanagement mit Partnern & Kunden

Intralinks, Inc.

Virtueller Datenraum / sicherer Dokumentenaustausch

Dokumente/Dateien, Dateiinhalte/-metadaten, Nutzerstammdaten wie Name und E-Mail-Adresse, Berechtigungen/Rollen, Zugriffs-/Aktivitätsprotokolle, Zeitstempel, ggf. IP-Adresse

USA* / SCC

Zugriffskontrolle, Verschlüsselung, Audit-Logs

Nach Projektende

https://www.intralinks.com/privacy-policy

Sicherer Dokumentenaustausch

Perplexity AI, Inc.

KI-Plattform / KI-Suche

Prompts/Eingaben, generierte Ausgaben, kontextbezogene Metadaten wie Zeitstempel, Anfrage-ID, Nutzer-/Projekt-IDs, ggf. IP-Adresse / technische Metadaten

USA* / SCC

Zugriffskontrolle, Verschlüsselung, API-Sicherheit

Keine langfristige Speicherung / gemäß Kundenkonfiguration

https://www.perplexity.ai/hub/legal/privacy-policy

KI-Plattform

ElevenLabs Inc.

Voice AI / Sprachsynthese

Text-Prompts, Stimmproben / Sprach-Uploads, generierte Audiodateien, Nutzer-/Projekt-IDs, Zeitstempel, ggf. IP-Adresse / Metadaten

USA* / SCC

Verschlüsselung, Zugriffskontrolle

Löschung nach Nutzung

https://elevenlabs.io/privacy

KI-gestützte Verarbeitung

Slack Technologies, LLC

Interne Nachrichten / Zusammenarbeit

Namen, E-Mail-Adressen, Nutzer-IDs, Nachrichten, Kanäle, Dateien/Anhänge, Zeitstempel, Aktivitäts-/Zugriffsprotokolle, ggf. IP-Adresse und Geräte-/Browserdaten

USA* / SCC

Zugriffskontrolle, Verschlüsselung, Workspace-Berechtigungen

Gemäß Workspace-Aufbewahrungseinstellungen

https://slack.com/trust/privacy/privacy-policy

Interne Kommunikation

FullStory Inc.

Sitzungsaufzeichnung und Nutzungsanalyse

Sitzungs-IDs, Maus-/Scroll-/Klick-Ereignisse, Seitenaufrufe, Formularinteraktionen (maskiert), Geräte-/Browserdaten, Bildschirmauflösung, gekürzte IP-Adresse, Zeitstempel, Referrer / UTM, ggf. Konsolenfehler

USA* / SCC

Anonymisierung, Opt-out

30 Tage

https://www.fullstory.com/legal/privacy/

Website-Tracking & Produktverbesserung

GoCardless Ltd.

SEPA-Lastschrift

Name, E-Mail-Adresse, IBAN, Mandatsreferenz, Adresse, Kunden-/Konto-IDs, Transaktions-/Zahlungsdaten, Status, Zeitstempel

Vereinigtes Königreich* / SCC

Zugriffskontrolle, Mandatsverwaltung

Bei Beendigung des Mandats

https://gocardless.com/privacy

Abrechnung & Zahlungsabwicklung

Google LLC / Ireland Ltd.

Analytics, Ads, Maps, Webfonts, YouTube

IP-Adresse, Cookie-/Client-ID, Geräte-/Browserdaten, Seitenaufrufe/Ereignisse, Referrer / UTM, Kampagnen-/Conversion-Daten, Standort (abgeleitet / Maps), Videoaufrufe, Schriftartenanfragen, Zeitstempel, Opt-in/Opt-out, ggf. gehashte E-Mail-Adressen (Audience Match)

Irland / USA* / DPF

IP-Anonymisierung, Opt-outs

Standard: 14 Monate

https://policies.google.com/privacy

Website-Tracking & Produktverbesserung, Marketingaktivitäten, Newsletterversand

Hetzner Online GmbH

Hosting (Deutschland)

Alle in Systemen gespeicherten/verarbeiteten Daten, einschließlich: Name, Adresse, E-Mail, Telefonnummer, Kunden-/Nutzer-IDs, IP-Adresse, Server-/Zugriffs-/Anwendungsprotokolle, Bilder/Dateien, Vertrags-/Bestell-/Rechnungsdaten, Support-/Kommunikationsdaten, Backups

Deutschland (EU)

ISO 27001, TLS, Zugriffsbeschränkungen

30 Tage nach Vertragsende

https://www.hetzner.com/de/legal/privacy-policy

Betrieb der Online-Marketing-Software

HubSpot Inc.

CRM und Marketingautomatisierung

Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Unternehmen/Position, Adresse (falls angegeben), Interaktionsdaten (Öffnungen/Klicks), Website-Aktivität (Tracking, sofern Einwilligung vorliegt), Formularübermittlungen / Leads, Notizen, Support-Tickets, Einwilligungsstatus, IP-Adresse, UTM/Kampagne, Zeitstempel

USA* / Irland / DPF

Double-Opt-in, Zugriffskontrollen

Löschung des Kunden oder 5 Jahre

https://legal.hubspot.com/privacy-policy

Kundensupport & Kommunikation, Marketingaktivitäten, Newsletterversand

Intercom Inc.

Kundenkommunikation

Namen, E-Mail-Adresse, Chat-/Nachrichteninhalte, Anhänge, Seitenaufrufe/Ereignisse, IP-Adresse, Geräte-/Browserdaten, abgeleiteter Standort, Nutzer-IDs, Tags/Segmente, Zeitstempel

USA* / Irland / DPF

Pseudonymisierung, Verschlüsselung

90 Tage nach Gesprächsende

https://www.intercom.com/legal/privacy

Kundensupport & Kommunikation

IONOS SE

Hosting / Cloud-Dienste für KI-Modelle

Kunden-/Nutzer-IDs, Namen, E-Mail-Adressen, Adressen, Domain- und Vertragsdaten, IP-Adressen, Server-/Zugriffs-/Anwendungsprotokolle, Website-Dateien/-Inhalte, Datenbanken, Backups, Support-/Kommunikationsdaten, ggf. KI-modellbezogene Hosting-Daten

Deutschland (EU)

Zugriffskontrolle, Verschlüsselung, Rechenzentrumssicherheit, Protokollierung

30 Tage nach Vertragsbeendigung

https://www.ionos.de/terms-gtc/datenschutzerklaerung/

KI-gestützte Verarbeitung / technische Infrastruktur

Meta Platforms (Facebook)

Social Plugins, Anzeigen, Pixel

IP-Adresse, Cookie-/Pixel-IDs, Seitenaufruf-/Ereignisdaten (PageView, AddToCart, Purchase usw.), Referrer / UTM, Kampagnen-/Conversion-Daten, Geräte-/Browserdaten, ggf. gehashte E-Mail-Adressen (Custom Audiences), Zeitstempel

Irland / USA* / DPF

Opt-out-Tools, Pseudonymisierung

Bis zum Widerruf

https://www.facebook.com/privacy/policy

Website-Tracking & Produktverbesserung, Marketingaktivitäten

Notion Labs, Inc.

Interne Zusammenarbeit und Wiki

Namen, E-Mail-Adressen, Nutzer-IDs, Workspace/Teams, Seiten-/Datenbankinhalte, Kommentare, Anhänge/Dateien, Berechtigungen, Aktivitäts-/Zugriffsprotokolle, Zeitstempel, ggf. IP-Adresse

USA* / SCC

Zugriffsbeschränkung, Verschlüsselung, Protokollierung

Nach Kontolöschung

https://www.notion.so/help/privacy-policy

Interne Kommunikation

OpenAI OpCo, LLC

KI-Plattform – Texterzeugung

Prompts/Eingaben (Text), sofern genutzt Datei-Uploads, Ausgaben / Generierung, technische Metadaten (Zeitstempel, Anfrage-/Organisations-ID)

USA* / DPF

API-Isolierung, optionale Nicht-Speicherung

Keine langfristige Speicherung

https://openai.com/policies/privacy

KI-gestützte Verarbeitung

PayPal (Europe) S.à.r.l.

Zahlungsabwicklung

Name des Kontoinhabers, E-Mail-Adresse, Rechnungs-/Lieferadresse, Transaktionsbetrag / Währung, Transaktions-/Kunden-IDs, Zahlungsstatus, ggf. IBAN/BIC, Kartentoken, Risikobewertungsdaten, Zeitstempel, ggf. IP-Adresse / Geräte-Fingerprints

Luxemburg (EU)

PCI-DSS, Verschlüsselung

10 Jahre (gesetzlich)

https://www.paypal.com/de/webapps/mpp/ua/privacy-full

Abrechnung & Zahlungsabwicklung

rankingCoach SRL

Softwareentwicklung und Tests

Quellcode / Artefakte, Testdaten (ggf. pseudonymisierte personenbezogene / Kundendaten), Protokolle / Fehlerberichte, Screenshots, Zeitstempel, interne Nutzer-IDs

Rumänien (EU)

Zugriffsrechte, VPN

Nach Projektende

https://www.rankingcoach.com/de/datenschutz

Betrieb der Online-Marketing-Software

Review.io

Kundenbewertungen

Name, E-Mail-Adresse, Bestellung/Referenz (falls verifiziert), Bewertungstext, Sternebewertung, Bilder, Zeitstempel, ggf. IP-Adresse, Profil-/Öffentlichkeitsstatus

Vereinigtes Königreich* / Deutschland (EU)

Freiwillige Übermittlung, Opt-out

Eintrag bleibt auf Wunsch bestehen

https://www.reviews.io/front/user-privacy

Marketingaktivitäten

Salesforce (Tableau)

BI und Datenanalyse

Aggregierte / abgeleitete Kennzahlen, Dimensionen (Kunden-/Nutzer-IDs, ggf. Name/E-Mail), Umsatz-/Nutzungskennzahlen, UTM/Kampagne, Zeitstempel, ggf. Standort

USA* / Deutschland (EU)

Zugriffsbeschränkung, Audits

Nach Ende des Analysezwecks

https://www.salesforce.com/company/privacy/

Dateninfrastruktur & Analyseplattformen

Satismeter s.r.o.

NPS-Feedback

E-Mail-Adresse, Name, Nutzer-/Kunden-ID, NPS-Wert, Freitextantworten, Zeitstempel, ggf. Geräte-/Browserdaten, ggf. IP-Adresse

Tschechische Republik (EU)

Anonyme Verarbeitung, DSGVO-konform

Nach Ende der Umfrage

https://www.satismeter.com/privacy-policy/

Website-Tracking & Produktverbesserung

Sentry, Inc.

Überwachung von Anwendungsfehlern und Performance

Technische Fehler- und Performancedaten, Stacktraces, Fehlermeldungen, Anwendungsereignisse, Projekt-/Organisationskennungen, Zeitstempel, Browser- und Geräteinformationen, Betriebssystem, Anwendungsversion, IP-Adresse (ggf. gekürzt oder anonymisiert), angeforderte URL, ausgewählte HTTP-Header, Sitzungskennungen

USA* / SCC, DPF

Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, rollenbasierte Zugriffskontrolle, konfigurierbare Pseudonymisierung/Anonymisierung, Isolation auf Projektebene, Audit-Logs

Gemäß Kundenkonfiguration (konfigurierbare Aufbewahrung)

https://sentry.io/privacy/

Technische Infrastruktur, Anwendungsüberwachung, Produktsicherheit & Stabilität

Sparkpost (Message Systems)

Mailserver / Newsletter

Empfängername, E-Mail-Adresse, Betreff, E-Mail-Inhalt / Vorlagen, Versandstatus, Öffnungen / Klicks, IP-Adresse, User-Agent, Zeitstempel, Bounces / Spam-Meldungen

USA* / SCC

SPF / DKIM, TLS, Opt-in

Bis zur Abmeldung

https://www.sparkpost.com/policies/privacy/

Newsletterversand

Stitch Inc. (Talend)

ETL / Datenintegration

Je nach verbundener Quelle: Namen, E-Mail-Adressen, Adressen, Kunden-/Nutzer-/Vertrags-/Bestell-IDs, Rechnungs-/Zahlungsdaten (tokenisiert), Nutzungs-/Protokolldaten, Tracking-/Analysedaten, Zeitstempel

USA* / SCC

Datenminimierung, TLS

Nach Löschung der Integration

https://www.talend.com/de/privacy/

Dateninfrastruktur & Analyseplattformen

Superbase Software Limited

Datenbank- / Backend-Plattform

Datenbankeinträge, Nutzer-/Kunden-IDs, Namen, E-Mail-Adressen, Authentifizierungsdaten, Anwendungsdaten, Protokolle, Metadaten, Zeitstempel, ggf. IP-Adresse

Vereinigtes Königreich* / SCC

Zugriffskontrolle, Verschlüsselung, Authentifizierung, Protokollierung

Gemäß Kundenkonfiguration

https://www.superbase.com/privacy/

Datenbank- / Backend-Plattform

Stripe Payments Europe Ltd.

Kreditkartenzahlungen

Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse, Kartendaten (Token, letzte 4 Ziffern, Ablaufdatum), Kunden-/Zahlungs-/Abonnement-IDs, Transaktionsbeträge/-status, Risikobewertungsdaten, Zeitstempel, ggf. IP-Adresse / Gerät

Irland (EU) / USA* / DPF

PCI-DSS, Tokenisierung, Zugriffskontrolle

10 Jahre (gesetzlich)

https://stripe.com/de/privacy

Abrechnung & Zahlungsabwicklung

Zapier Inc.

Web-Integration / Automatisierung

Workflow-Nutzdaten / Webhooks (je nach Quelle): Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Adressen, Ticket-/Bestell-/Kunden-IDs, Formular-/Ereignisdaten, Inhalte/Anhänge (falls übertragen), Zeitstempel, ggf. IP-Adresse, Metadaten

USA* / DPF

Zugriffskontrolle, HMAC-Signatur

Automatisch nach Nutzung

https://zapier.com/privacy

Kundensupport & Kommunikation, interne Kommunikation, Dateninfrastruktur

Zuora Inc.

Abonnementverwaltung, Abrechnung

Kundenstammdaten (Name, E-Mail, Adresse), Vertrags-/Abonnementdaten, Rechnungen, Zahlungshistorie, Kunden-/Rechnungs-IDs, ggf. Zahlungstoken (über PSP), Steuernummern, Zeitstempel

USA* / SCC

Zugriffskontrolle, TLS

Abonnementende + 2 Jahre Archivierung

https://www.zuora.com/privacy

Abrechnung & Zahlungsabwicklung

Zoom Video Communications Inc.

Videokonferenzen

Teilnehmernamen/-E-Mail-Adressen, Meeting-IDs/Einladungen, Audio-/Video-/Bildschirmfreigabedaten (ggf. Aufzeichnungen), Chatnachrichten während des Meetings, Zeitstempel, ggf. IP-/Geräte-/Netzwerkdaten

USA* / DPF

Meeting-Passwörter, Moderatorensteuerung

30 Tage nach dem Meeting

https://explore.zoom.us/de/privacy/

Kundensupport & Kommunikation, interne Kommunikation

*Datenübermittlung in Drittländer (USA, UK, Israel) erfolgt auf Basis von Standardvertragsklauseln (SCCs) und ggf. EU-U.S. Data Privacy Framework.

5.4 Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Alle eingesetzten Subprozessoren sind vertraglich verpflichtet, angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO umzusetzen. Dies beinhaltet insbesondere:

  • Zugangskontrollen (Zutrittskarten, 2FA)

  • Verschlüsselung von Datenübertragungen (TLS)

  • Datenminimierung & Pseudonymisierung

  • Wiederherstellbarkeit (Backups, Redundanz)

  • Protokollierung & Auditierung

  • Schulungen des Personals

5.5 Datenübermittlung in Drittländer
Einige unserer Dienstleister (Subprozessoren) haben ihren Sitz außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), insbesondere in den USA, Israel und im Vereinigten Königreich (UK). Bei der Nutzung dieser Dienste kann es zu einer Übermittlung personenbezogener Daten in diese Drittländer kommen.

Wir weisen darauf hin, dass in diesen Ländern kein mit der EU vergleichbares Datenschutzniveau gewährleistet ist. Um dennoch ein angemessenes Schutzniveau sicherzustellen, haben wir mit allen betreffenden Anbietern die von der Europäischen Kommission verabschiedeten Standardvertragsklauseln (SCCs) abgeschlossen. Diese verpflichten die Anbieter, die Daten unserer Nutzer entsprechend den Maßstäben der DSGVO zu verarbeiten.

Zusätzlich ergreifen wir, soweit möglich, technische und organisatorische Maßnahmen (z. B. Verschlüsselung, Minimierung der übermittelten Daten), um Ihre Daten bestmöglich zu schützen.

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